Digifocus - Een PC mailprogramma en/of webmail?

op maandag, 17 december 2012. Posted in Digifocus

Door Gerard van Nunen

Vroeger gebruikte vrijwel iedereen een eigen mailprogramma (mailcliënt) op zijn PC om mail te ontvangen en te versturen. Met de uitbreiding van internet in omvang en snelheid en de uitbreiding van draadloze communicatiemogelijkheden van laptops, tablets en intelligente telefoons zijn de mailmogelijkheden toegenomen en maken veel mensen (ook) gebruik van webmail. Daarbij staan de mailberichten ook op een centrale server en worden ze van op afstand via internet geraadpleegd. Vaak wordt voor verschillende toestellen een combinatie van een mailprogramma op één toestel en webmail via andere toestellen gebruikt. Of dat goed werkt hangt af van je eigen keuzes en van wat de mailaanbieder je biedt.

PC mailprogramma of webmail?

Vroeger gebruikte vrijwel iedereen een mailprogramma dat op de PC was geïnstalleerd, ook wel een mailcliënt genoemd. Later was het ook mogelijk een on-line maildienst te gebruiken zoals Hotmail (wordt nu vervangen door Outlook.com) of Gmail. Het PC mailprogramma dat men gebruikte was vaak Outlook Express, dat tot en met Windows XP samen met het besturingssysteem werd geleverd. Bij Windows Vista werd als mailcliënt Windows Mail geleverd en bij Windows 7 werd Windows Live Mail geleverd, dat wil zeggen je kunt het op je PC laden en installeren als je het wil gebruiken.
In een kantooromgeving wordt vaak het uitgebreide mailprogramma Outlook gebruikt samen met een eigen centrale mailserver met Microsoft Exchange. Outlook is onderdeel is van de uitgebreidere (Enterprise) Office pakketten; het kan eventueel ook los worden aangeschaft voor meer dan 100 euro. Wil je privé meer mogelijkheden (beheren van mail, afspraken, contacten en taken) dan kun je thuis ook Outlook gebruiken samen met de mailserver van je mailaanbieder. Daarnaast zijn er mailprogramma's van anderen dan Microsoft, zoals het gratis Mozilla Thunderbird, Zimbra Desktop, Incredimail en Pegasus Mail (verouderd).
Voor webmail heb je enkel een internet browser nodig zoals Internet Explorer, Google Chrome, enz. en heb je dan ook in principe vanaf elke PC waar ook ter wereld toegang tot zijn mailberichten.

De mail protocols

POP3 (Post Office Protocol versie 3) is een protocol waarmee e-mail wordt verzonden en opgeslagen. SMTP (Simple Message Transfer Protocol) is eigenlijk hetzelfde als POP3 maar dan voor het versturen van je e-mails. Bij het instellen van je PC mailprogramma moet je juiste gegevens invoeren om contact te kunnen maken met de server van je mailaanbieder om mail te kunnen versturen en ontvangen. Als je mailaanbieder enkel de POP3 functionaliteit biedt is er een postbus voor je ontvangen mail (Inbox) op de server. Het is dan niet mogelijk om op de server afzonderlijke mailmappen te definiëren voor de verschillende typen mail die je ontvangt. Wanneer je PC mailprogramma via het POP3 protocol verbinding maakt met de server van je aanbieder, waarop je binnengekomen mails staan, worden die mails overgehaald naar je PC. Afhankelijk van de instellingen van je e-mail programma worden de binnengekomen mails (1) direct na het binnenhalen verwijderd van de server, (2) verwijderd als je ze van je PC verwijdert, (3) verwijderd na een in te stellen aantal dagen. Die instellingen voer je uit via je het mailprogramma op je PC. Zolang de mails op de server staan kun je ook met een ander toestel (PC, tablet, telefoon) inloggen en je mail bekijken via de webmail functie of de mail naar het andere toestel overhalen als je er een mailprogramma op hebt geïnstalleerd. Daarmee haal je de actuele situatie van de mails op de mailserver over naar je toestel of bekijk je die via webmail van op afstand. Je ziet dus niet wat er met diezelfde mails is gebeurd, die eerder al op een ander toestel waren ontvangen. Die kunnen best al beantwoord of verwijderd zijn. Mails die je via je PC mailprogramma hebt verzonden zie je niet in het overzicht dat je krijgt als je de mailserver via webmail benadert. Evenmin zie je in je PC mailprogramma de mails die je via webmail hebt verstuurd. POP3 is bruikbaar als je standaard één PC (of een ander toestel) gebruikt voor het afhandelen van je mail en bijvoorbeeld je telefoon gebruikt om zo nu en dan te controleren of je mail hebt ontvangen. Je kunt wel je mail met verschillende toestellen ophalen. Dat werkt natuurlijk alleen als de mail niet van de server wordt verwijderd nadat die voor de eerste keer is overgehaald naar een toestel. Wil je echter vanaf meerdere toestellen je volledige mailafhandeling kunnen uitvoeren dan moet je IMAP gebruiken

IMAP

Ook IMAP (Internet Message Access Protocol) is zoals POP3 en SMTP een protocol waarmee mails binnengehaald en verzonden kunnen worden. IMAP biedt echter meer mogelijkheden. Met de juiste IMAP instellingen in je PC mailprogramma kun je de gegevens die dat mailprogramma beheert (mails, agenda, contacten, taken) en de gegevens op de mailserver van de aanbieder en op je eigen toestel(len) gelijk houden, doordat beiden kanten onderling worden gesynchroniseerd als er aan één kant iets verandert. Dat geldt ook voor mappen die je op een bepaalde plek aanmaakt, bijvoorbeeld in je PC mailprogramma of via webmail op de server van de aanbieder. Als je een nieuw IMAP account aanmaakt in je PC mailprogramma zal dat programma contact maken met de server van je mailaanbieder. Daarbij worden alle mappen en mails van de server ook op je PC geladen.
Als je vervolgens via webmail inlogt op de mailserver van je aanbieder en enkele operaties uitvoert, zoals het verwijderen of versturen van mails, dan worden die wijzigingen ook doorgevoerd in het mailprogramma op je PC, natuurlijk nadat je bent ingelogd. Wijzigingen die je via je PC mailprogramma aanbrengt, zoals het verzenden of verwijderen van mail, worden automatisch ook doorgevoerd op de mailserver.
Het voordeel van IMAP is dus dat als je met verschillende toestellen werkt en met een PC programma of met webmail werkt, je altijd de meest actuele situatie voorgeschoteld krijgt. Natuurlijk moet je als je via je mailprogramma iets verandert wel verbinding met je mailserver hebben, anders vindt de synchronisatie niet plaats.

Opslag van mail

Mails ,contacten, afspraken en taken, die door een mailprogramma worden beheerd, worden opgeslagen op de harde schijf van je eigen computer of in het geheugen van je tablet. De ruimte is beperkt door de opslagcapaciteit van de harde schijf of je geheugenchip, maar is gewoonlijk in de orde van Gigabytes. Het mailprogramma heeft ook nauwelijks een limiet voor de opgeslagen gegevens. Naarmate de omvang van de gegevens echter groter is wordt het mailprogramma trager. Het is aan te raden al wat oudere gegevens te archiveren op je eigen PC; ze kunnen dan naar behoefte weer opgevraagd worden.

Als je bij het gebruik van POP3 mail nooit mails van de server verwijdert, ofwel automatisch, dan wel handmatig, zal je postbus op den duur vollopen. Bij de meeste aanbieders word je tijdig gewaarschuwd als dat moment nadert. Om vollopen te voorkomen kun je bij POP3 mail in je mailprogramma aangeven dat mails ouder dan een aantal dagen of weken op de server gewist moeten worden. Dan moet je binnen de ingestelde periode minstens een keer inloggen (denk aan vakanties), anders zul je mails missen.

Bij het gebruik van IMAP mail zal de benodigde ruimte op de server eerder vollopen. Bovendien is IMAP een complexer mechanisme, reden waarom niet elke mailaanbieder het ondersteunt.

In het algemeen zul je zowel voor POP3 mail als voor IMAP mail maatregelen moeten nemen om te vermijden dat je postbus volloopt. Vaak bestaat dat uit het verwijderen van niet meer relevante berichten en uit het tijdig archiveren van de te bewaren oude mailberichten op je eigen computer.

Je mailaanbieder

Je mailaanbieder (mailprovider) is de partij waar je mailserver is ondergebracht. Dat is een partij als KPN (HetNet, Planet, KPNPlanet), Ziggo, Telfort, Tele2, UPC, enz. Die mailserver maakt gebruik van de protocollen en mechanismen POP3/SMTP en/of IMAP om mail op te slaan en te versturen. Maar let op: niet ieder aanbieder biedt zowel POP3/SMTP als IMAP aan. POP3/SMTP is het eenvoudigste en wordt door elke aanbieder geleverd. Het IMAP protocol is complexer en vraagt meer verwerkings- en opslagcapaciteit. Het wordt door een beperkt aantal aanbieders ondersteund. Het IMAP protocol wordt bijvoorbeeld niet ondersteund door KPN en Ziggo. Het wordt wel ondersteund door Vevida (aanbieder waarvan Deusone gebruik maakt)

Wat is het meest geschikt

Maak je alleen thuis gebruik van je mail en kijk je af en toe op vakantie wel eens naar je mails via het web, dan is POP3 prima te gebruiken. Als je veel mailt op verschillende plekken en met verschillende toestellen en je mail altijd up to date wil houden op diverse locaties en toestellen dan moet je IMAP kiezen. IMAP is ook beter geschikt voor mensen die met meerderen één mailbox gebruiken. Natuurlijk komt de vraag dan of je aanbieder IMAP ondersteunt. Is dat niet het geval dan moet je van aanbieder wisselen (zie boven).
Zowel voor POP3/SMTP als voor IMAP mail zijn de mailprogramma's Outlook Express, Windows Mail, Windows Live Mail en Thunderbird goed bruikbaar. Outlook daarentegen is minder goed bruikbaar samen met IMAP mail; het is in eerste instantie ontwikkeld om samen te werken met een Exchange mail server binnen een bedrijf. Exchange ondersteunt nog meer functies dan POP3 en IMAP.

Het beschikbaar hebben van alle mailberichten op je eigen toestel heeft als voordelen dat je ook toegang hebt tot die berichten bij de afwezigheid van een internetverbinding en dat lokaal opgeslagen berichten sneller beschikbaar zijn (ze laden sneller) dan berichten die van een server moeten worden opgehaald.

Door

Gerard van Nunen